Lleoliad:
Ystafell Bwyllgora 5 - Tŷ Hywel
Dyddiad: Dydd Llun, 23 Hydref 2017
Amser: 12. - 14.30
|
Categori |
Enwau |
|
Aelodau’r Bwrdd Rheoli: |
Manon Antoniazzi, Prif Weithredwr a Chlerc y Cynulliad Adrian Crompton, Cyfarwyddwr Busnes y Cynulliad Anna Daniel, Pennaeth Trawsnewid Strategol Non Gwilym, Pennaeth Cyfathrebu Elisabeth Jones, Prif Gynghorydd Cyfreithiol Nia Morgan, Cyfarwyddwr Cyllid Mark Neilson, Pennaeth TGCh a Dalledu Kathryn Potter, Pennaeth y Gwasanaeth Ymchwil Matthew Richards, Pennaeth y Gwasanaeth Cyfreithiol Craig Stephenson, Cyfarwyddwr Dros Dro Gwasanaethau’r Comisiwn Sulafa Thomas, Pennaeth y Gwasanaeth Cymorth i'r Comisiwn ac i'r Aelodau Dave Tosh, Cyfarwyddwr Adnoddau Christopher Warner, Pennaeth Gwasanaeth y Pwyllgorau Polisi a Deddfwriaeth Gareth Watts, Pennaeth Dros Dro Llywodraethu ac Archwilio Siân Wilkins, Pennaeth Gwasanaeth y Siambr a Phwyllgorau Lowri Williams, Head of Human Resources |
|
Staff y Bwrdd Rheoli: |
Liz Jardine (Ysgrifenyddiaeth) |
|
Eraill yn bresennol |
Cafwyd ymddiheuriadau gan Mair Parry-Jones (Pennaeth y Gwasanaeth Cyfieithu a Chofnodi).
Cytunodd Chris Warner i ddrafftio nodyn am drafodaeth y Bwrdd Rheoli ar gyfer tudalen newyddion y staff.
Cytunwyd bod cofnodion y cyfarfod o’r Bwrdd Rheoli a gynhaliwyd ar 9 Hydref yn gywir.
Rhoddodd Manon Antoniazzi amlinelliad i'r Bwrdd o'r heriau a oedd yn codi yn sgil yr argymhellion, yn dilyn sesiwn graffu'r Pwyllgor ar Gyllideb ddrafft y Comisiwn ar gyfer 2018-19. Nid oedd cylch gorchwyl mor glir i'r Pwyllgor fabwysiadu'r gyllideb eleni fel yn y blynyddoedd blaenorol, a cheisiwyd eglurhad pellach mewn perthynas â'r cyfnod a gwmpesir gan yr argymhelliad cyntaf.
Trafododd y Bwrdd yr ymateb i bob argymhelliad, a fyddai'n cael eu cyflwyno i'r Comisiynwyr yn eu cyfarfod ar 6 Tachwedd i'w cymeradwyo, gan gynnig y dylid cytuno ar yr argymhellion gan mwyaf, ond hefyd wneud achos am yr adnoddau a'r hyblygrwydd sydd eu hangen i gyflawni strategaeth y Comisiwn.
CAM I’W GYMRYD: Nia Morgan i ddosbarthu'r ymateb drafft i'r Bwrdd i gael sylwadau cyn ei gwblhau.
Arweiniodd Gareth Watts y Bwrdd drwy'r adolygiad rheolaidd o'r risgiau corfforaethol presennol a'r risgiau sy'n dod i'r amlwg a'r gofrestr ddiweddaraf. Nododd y Bwrdd fod Grŵp Llywio Newid Cyfansoddiadol wedi adolygu'r risgiau lefel uchel a nodwyd gan y gweithgorau ar ddiwygio'r Cynulliad, Brexit a Deddf Cymru, a'r rheolaethau sydd ar waith, a'i fod wedi dod i'r casgliad eu bod yn foddhaol. Nododd y Bwrdd hefyd y newid i'r risg mewn perthynas â pharatoadau GDPR.
Cytunodd y Bwrdd Rheoli i ychwanegu'r risg sy'n ymwneud â'r anghenion o ran adeiladau i'r gofrestr gorfforaethol a chyflwyno ROAP ar yr Adolygiad Capasiti i gyfarfod yn y dyfodol.
Ystyriodd y Bwrdd a oedd y risgiau corfforaethol cyfredol yn adlewyrchu effaith gyfun y broses diwygio a newid cyfansoddiadol yn ddigonol, gan gysylltu hynny â chapasiti a phwysau ariannol. Nodwyd yr angen i sicrhau bod dealltwriaeth briodol o'r sefyllfa ariannol o fewn timau.
CAMAU I’W CYMRYD:
· Tîm Gareth i gasglu'r rhestr o reolaethau sydd eisoes ar waith o fewn y sefydliad i reoli risg; ac
· aelodau'r Bwrdd Rheoli i ddefnyddio nodyn y Bwrdd i'r staff fel sail i drafod y broses ar gyfer rheoli risg a'r angen am adnabod ac adrodd yn effeithiol am risgiau ar bob lefel o'r sefydliad.
Cyflwynodd Anna Daniel a Mark Neilson bapur ar y cyd, gyda chymorth James Griffin, i alluogi'r Bwrdd i gael dealltwriaeth o sut roedd y rhaglenni FySenedd a TGCh yn galluogi cynnydd yn effeithlonrwydd ac effeithiolrwydd y Cynulliad, yng ngoleuni nifer o yrwyr, megis Adroddiad y Tasglu Newyddion a Gwybodaeth Ddigidol. Roedd yr Adroddiad yn nodi'r camau nesaf a photensial yr agenda trawsnewid digidol.
Gofynnwyd i'r Bwrdd Rheoli ystyried sut y gallai helpu i godi ymwybyddiaeth a chreu diwylliant, gallu a chapasiti ar gyfer ffyrdd digidol o weithio. Croesawodd y Bwrdd y dull cydgysylltiedig, a phwysleisiodd ei bod yn bwysig cyflwyno manteision y dulliau digidol i staff y Comisiwn, yr Aelodau a'r staff cymorth, a darparu hyfforddiant – gan gynnwys drwy'r gwaith Dadansoddi Anghenion Dysgu sy'n cael ei wneud gan Adnoddau Dynol.
Cytunodd y Bwrdd Rheoli i ddod yn bencampwyr Office 365 eu hunain, yn ogystal ag enwebu a grymuso hyrwyddwyr digidol yn eu timau, a defnyddio pob cyfle i annog y staff i gael yr hyfforddiant a ddarperir ac i ddefnyddio Office 365.
Byddai'r Strategaeth Rheoli Gwybodaeth, sy'n cwmpasu archifo, gwybodaeth i gwsmeriaid, dosbarthu a data agored ar gyfer Cyfarwyddiaeth Busnes y Cynulliad, yn cael ei chyflwyno i'r Bwrdd Rheoli mewn cyfarfod yn y dyfodol gyda'r bwriad o'i fabwysiadu ar gyfer y sefydliad cyfan.
Cyflwynodd Non Gwilymyr ymateb drafft i argymhellion y Tasglu Newyddion a Gwybodaeth Ddigidol, a baratowyd mewn ymgynghoriad ag Anna a James er mwyn sicrhau ei fod yn asio'n strategol. Byddai'r ymateb yn cael ei gyflwyno i'r Comisiynwyr yn eu cyfarfod ar 6 Tachwedd i roi'r wybodaeth ddiweddaraf am y gwaith hyd yn hyn, ac er mwyn iddynt allu ystyried yr adnoddau a'r goblygiadau ariannol o gyflawni'r argymhellion a nodi'r prif flaenoriaethau.
Nododd y Bwrdd fod gwaith eisoes ar y gweill mewn perthynas â'r rhan fwyaf o'r argymhellion, a chyfeiriodd at newidiadau i'r papur i wella eglurder ynghylch faint o waith a gyflawnwyd eisoes a'r adnoddau sydd eu hangen i gyflawni'r uchelgeisiau, a'r costau.
Rhoddodd Manon Antoniazzi y wybodaeth ddiweddaraf ar lafar am waith y Bwrdd Buddsoddi gan bwysleisio'r angen i reolwyr llinell a Phenaethiaid Gwasanaeth ystyried yn ofalus yr holl achosion busnes ar gyfer recriwtio ("RAD") cyn eu cyflwyno oherwydd y cyfyngiadau cyllidebol tyn yn y flwyddyn ariannol hon a'r cyfyngiadau sy'n debygol mewn blynyddoedd i ddod.
Rhoddodd Non Gwilymdrosolwg o'r grid cyfredol a oedd yn dangos gweithgareddau cyfathrebu corfforaethol a busnes i hwyluso'r gwaith cynllunio. Gofynnodd Non i Benaethiaid sicrhau bod eu timau yn tynnu sylw'r Tîm Cyfathrebu at eitemau posibl o newyddion mor fuan â phosibl.
Rhoddodd Adrian Crompton y wybodaeth ddiweddaraf am y cynlluniau deddfwriaethol ar gyfer diwygio'r Cynulliad, gan gynnwys nifer o newidiadau posibl i drefniadau mewnol y sefydliad yn ogystal â chyflwyno argymhellion y Panel Arbenigol ar Ddiwygio Etholiadol y Cynulliad. Gofynnwyd i'r Panel gynghori'r Comisiwn ar nifer yr Aelodau sydd eu hangen ar y Cynulliad, y system etholiadol a'r oedran pleidleisio isaf a byddai'n cyflwyno'i adroddiad maes o law.
Hefyd, byddai Adrian yn rhoi cyflwyniad i'r Comisiynwyr yn ddiweddarach yn yr wythnos, cyn eu cyfarfod ar 6 Tachwedd pan fyddent yn trafod ac yn rhoi arweiniad ar sut i fwrw ymlaen â'r gwaith. Roedd y Comisiwn yn arwain rhaglen ddiwygio'r Cynulliad i archwilio sut y gellid defnyddio'r pwerau hyn.
Cynhelir cyfarfod nesaf y Bwrdd Rheoli ar 13 Tachwedd.